Expediente digital del trabajador

Para qué sirve

Reúne en un archivo seguro y privado los documentos laborales de cada persona (contrato, nóminas, certificados, EPIs), con aviso de caducidad de los que la tienen. El trabajador consulta los suyos desde su portal y el acceso queda restringido por empresa y por persona. Si además usas el centinela de cumplimiento, los documentos caducados o por caducar de los trabajadores en activo aparecen también en su semáforo.

Cómo se configura

1. Activa el módulo de expediente en Configuración → Módulos.
2. Define los tipos de documento que vas a archivar.

Cómo se usa

1. Sube los documentos a la ficha del trabajador; se validan por su contenido real.
2. El trabajador ve los suyos en «Mis documentos».
3. Recibes un aviso por email cuando un documento está cerca de caducar.
4. Con el centinela de cumplimiento activo, el panel «Cumplimiento» muestra además los documentos caducados (rojo) o a menos de 30 días de caducar (ámbar), y desaparecen al subir el documento vigente.
5. Si anotaste la fecha de fin del período de prueba (art. 14 ET) en los datos contractuales, la ficha muestra un distintivo «En período de prueba (hasta el …)» en su cabecera y el censo de «Trabajadores» un distintivo en la fila de esa persona; ambos pasan a ámbar cuando el fin se acerca (la misma antelación del aviso del centinela) y desaparecen solos al superarse la prueba. Es informativo, no notifica a nadie y no depende de encender la regla del centinela.
6. Del mismo modo, si anotaste la fecha de fin de contrato (art. 15 ET), la ficha y el censo muestran un distintivo «Contrato temporal (hasta el …)» que pasa a ámbar cuando el fin se acerca (la misma antelación del aviso de fin de contrato del centinela) y desaparece solo una vez pasado. Es el recordatorio de decidir a tiempo la renovación, la conversión o la baja; también es informativo y no depende de la regla del centinela.
7. Lleva el historial de contratos de cada persona en su ficha: en «Historial de contratos» anotas cada contrato y prórroga (modalidad, causa del contrato temporal —circunstancias de la producción o sustitución—, jornada, fechas de inicio y fin y notas), y queda guardado aunque cambien los datos contractuales vigentes. Es el registro documental para acreditar ante la gestoría o la Inspección qué contratos ha tenido esa persona (arts. 8.2 y 15 ET). Al activarse, cada trabajador arranca con un primer tramo copiado de sus datos actuales. Lo gestiona el administrador (con todo cambio auditado) y lo consultan también los responsables; no modifica los datos vigentes de la ficha. En las notas, no vuelques datos sensibles.
8. Cada trabajador ve su propio historial en «Mi contrato», dentro de su portal y en solo lectura: sus contratos y prórrogas (modalidad, causa del temporal, jornada y fechas), con un distintivo de si cada tramo está vigente, finalizado o es futuro. Es su derecho de acceso (art. 15 RGPD); no ve las notas administrativas ni puede modificar nada.
9. Enlaza cada documento con su tramo del historial: el historial dice qué contrato hubo y el expediente guarda el papel (el contrato firmado, la prórroga, el anexo). Al subir un documento —o después, desde el desplegable «Tramo del historial» de cada documento— eliges opcionalmente a qué contrato o prórroga corresponde. Así, desde el historial llegas al PDF en un clic (útil ante un requerimiento de la Inspección, art. 8 ET) y cada persona ve ese papel enlazado en «Mi contrato». El enlace es siempre opcional, varios documentos pueden apuntar al mismo tramo, borrar un tramo nunca borra su documento y la visibilidad no cambia (el trabajador solo ve lo que ya veía en «Mis documentos»).