Incapacidad temporal: cada baja médica como el proceso que es
Cómo gestionar cada proceso de IT —contingencia, fechas, recaídas encadenadas y días naturales acumulados— sin volver al Excel y sin guardar ningún dato médico (arts. 169, 170 y 174 LGSS).
Para qué sirve
La baja médica es el evento de personal más frecuente de la empresa, y tratarla como «una ausencia más» deja tres preguntas sin respuesta: cuántos procesos tienes abiertos, cuántos días naturales acumula cada uno —recaídas incluidas— y si alguno se acerca a los plazos del INSS. La ley cuenta los días por PROCESO: una nueva baja por la misma causa con menos de 180 días de separación es recaída y suma al mismo cómputo (art. 169.2 LGSS), y a los 365 días el control del proceso pasa al INSS (art. 170 LGSS) — el plazo que, si nadie lo mira, sorprende a la empresa con la nómina y la cotización mal gestionadas. Este módulo lleva ese censo: abres el proceso con su contingencia (común o profesional) y su fecha de baja, lo cierras con el alta médica, encadenas las recaídas y ves los días acumulados de cada cadena. Sin ningún dato médico por diseño: ni diagnóstico ni código CIE tienen sitio; solo contingencia, fechas y notas administrativas. Dato de salud en sentido amplio: solo lo ve y gestiona el administrador, y cada acceso queda auditado.
Cómo se configura
- Activa el módulo «Incapacidad temporal (bajas médicas)» en Configuración → Módulos.
- No hay nada más que configurar: los plazos legales (180 días de la recaída, 365 del control del INSS, 545 del agotamiento de la prórroga) vienen de la LGSS.
Cómo se usa
- Cuando un trabajador cause baja, entra en «Incapacidad temporal» y pulsa «Abrir proceso»: elige a la persona, la contingencia (común o profesional, según el parte) y la fecha de baja.
- Si la nueva baja es por la misma causa que un proceso anterior, selecciónalo en «Recaída del proceso»: los días acumulados de la cadena se suman solos. Si entre el alta previa y la nueva baja median más de 180 días, verás el aviso de «recaída dudosa» (la calificación real es del INSS o de la mutua).
- Cuando llegue el alta médica, pulsa «Cerrar» e indica su fecha. La ficha de cada proceso muestra la cadena completa de recaídas con sus días.
- Si usas el módulo de ausencias, puedes vincular el proceso a la ausencia «IT» del calendario del trabajador (opcional: el censo funciona igual sin él).
- En las notas apunta solo gestión administrativa (mutua que tramita, documentación pendiente…): nunca diagnósticos ni datos médicos.
- Si además usas el centinela de cumplimiento, activa en «Cumplimiento» la regla «proceso de IT cerca o más allá de los 365/545 días» (desactivada por defecto): te avisa en ámbar con margen editable (330 días por defecto, recaídas incluidas), en rojo al superar los 365 sin alta y en rojo de nuevo al agotarse la prórroga (545 días), cuando la IT se extingue y procede la calificación de la incapacidad permanente. Los días del aviso son los mismos que ves en el censo, y el aviso solo lo ve el administrador.
Nota legal
- La IT es una causa de suspensión del contrato (art. 45.1.c ET). Su duración máxima es de 365 días prorrogables 180 por el INSS (art. 169.1.a LGSS); la recaída —nueva baja por la misma o similar patología con menos de 180 días naturales de separación— computa en el mismo proceso (art. 169.2 LGSS); agotados los 365 días el control pasa al INSS (art. 170 LGSS); y agotados los 545 —prórroga incluida— la IT se extingue y el INSS debe calificar la incapacidad permanente en los tres meses siguientes (art. 174.2 LGSS), con prolongación de efectos económicos hasta la calificación.
- Protección de datos: CheckingWork trata solo la EXISTENCIA de la IT (contingencia y fechas), al amparo del art. 9.2.b RGPD (obligaciones en materia laboral y de seguridad social) y con minimización estricta (art. 5.1.c): ni diagnóstico ni código CIE tienen columna en el modelo, el acceso se limita al administrador y cada lectura queda auditada.
- CheckingWork documenta y cuenta; la calificación de contingencias y recaídas es del INSS o de la mutua, y la comunicación de partes (Sistema RED) y la prestación las tramita tu gestoría: no es asesoramiento legal.
Esta guía es una ayuda de configuración con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Verifica la normativa aplicable y tu convenio con un profesional.